Unsere Grundsätze einer guten Treuhandverwaltung

Die Verwaltung einer Stiftung ist eine anspruchsvolle Aufgabe und stellt Stifter bzw. stellvertretende Stiftungsorgane vor Herausforderungen bei der richtigen Umsetzung rechtlicher und steuerlicher Anforderungen und der Weiterentwicklung des Stiftungsvorhabens.

Insbesondere bei der Treuhandstiftung, bei der ein Treuhänder unerlässlich für die Stiftungserrichtung und -verwaltung ist, sollte genau geprüft werden, welche Qualitätsmerkmale der Treuhänder aufweist, um diese Aufgabe bestmöglich zu erfüllen.

Aus unserer täglichen Praxis als Stiftungstreuhänder schildern wir in den folgenden Punkten die wichtigsten Kriterien einer professionellen Treuhandverwaltung, die uns, der Stiftungsmanagement Leipzig GmbH, bei der Verwaltung und Verwirklichung der Stiftungsvorhaben dienlich sind.

1. Transparenz und Kommunikation auf Augenhöhe

Ehrlichkeit und Transparenz sind zentrale Werte in der Verwaltung unserer Treuhandstiftungen. Diese Grundsätze zeigen sich auf mehreren Ebenen. Sie manifestieren sich zum einen in einer klaren sowie direkten Informationsweitergabe, die die Vorgänge in der Stiftung sowie die Verwirklichung des Stiftungszieles kontinuierlich abbildet. Zum anderen drücken sie sich in einer objektiven Aufklärung über die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten aus, die eine Stiftung bietet.

Dazu gehört ebenfalls eine direkte Kommunikation über die Kosten, die mit der Gründung und der Verwaltung der Stiftung verbunden sind. Zusätzlich wird eine lückenlose sowie für den Stifter jederzeit einsehbare Dokumentation aller Stiftungstätigkeiten gewährleistet. Es wird explizit darauf geachtet, den Stifter stets über die Dienstleister und Partner zu informieren, mit denen der Treuhänder zusammenarbeitet, um das Stiftungsvorhaben umzusetzen.

Die zentrale Aufgabe des Treuhänders ist es, den Stifterwillen in allen Belangen in den Vordergrund zu stellen. Durch eine offene und transparente Kommunikation wird eine stabile Vertrauensbasis zwischen Treuhänder und Stifter geschaffen und gepflegt. Dies ist nicht nur ein Ausdruck des Respekts für den Stifter und seine Absichten, sondern auch eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg der Stiftung.

Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass die Verwirklichung des Stiftungszwecks in regelmäßigen, zeitlichen Abständen vom Treuhänder und den Stiftungsorganen reflektiert wird. Diese regelmäßige Überprüfung gewährleistet, dass die Stiftung weiterhin in Übereinstimmung mit dem Stifterwillen handelt und sich an die gegebenen Bestimmungen hält, während sie ihre Ziele effizient sowie effektiv verwirklicht.

2. Qualifikationen und Fachkompetenz des Treuhänders

Die Verwaltung einer Treuhandstiftung erfordert vom Treuhänder ein breitgefächertes Spektrum an Fachkenntnissen. Dies gilt insbesondere für die Wissensbereiche Finanzen, Steuern und Recht. Diese sind maßgeblich für die erfolgreiche Umsetzung der Stiftungsziele. Es ist wichtig, dass der Treuhänder sein Wissen stets auf dem aktuellen Stand hält, um die Dynamik und Komplexität dieser Fachbereiche bewältigen zu können.

Um Fachkompetenzen weiter auszubauen, ist die aktive Teilnahme in stiftungsspezifischen und fachbezogenen Netzwerken von großer Bedeutung. Durch den regelmäßigen Austausch mit anderen Experten, kann der Treuhänder seine Fachkenntnisse stetig weiterentwickeln und zugleich die neuesten Entwicklungen im Stiftungsbereich in der Treuhandverwaltung integrieren.

3. Zuverlässige und verantwortungsvolle Treuhandschaft

Bei der Errichtung der Treuhandstiftung wird das Stiftungsvermögen dem Treuhänder mit der Auflage zur Verfügung gestellt, das Vermögen zu erhalten und die Erträge zur Erfüllung des Stiftungszwecks zu verwenden. Dabei agiert der Treuhänder ausschließlich auf Weisung der zuständigen Stiftungsorgane und im Einklang mit der Stiftungssatzung. Die Wünsche sowie Anweisungen des Stifters sind in jedem Fall zu respektieren und umzusetzen soweit sie nicht gegen geltendes Recht verstoßen.

Selbstverständlich verpflichtet sich der Treuhänder, die Stiftungsmittel getrennt von seinem eigenen Vermögen zu verwalten. Jede Treuhandstiftung verfügt über ein eigenes Stiftungskonto. Vertragliche Vorgänge und Finanztransaktionen im täglichen Treuhandstiftungsbetrieb unterliegen dem 4-Augen-Kontrollprinzip, um möglichst fehlerfreie Arbeitsprozesse des Treuhänders zu gewährleisten.

Die Sorgfalt des Treuhänders, als zivilrechtlicher Eigentümer, entspricht idealerweise in allen Stiftungsangelegenheiten der Sorgfalt des wirtschaftlichen Eigentümers. Der Treuhänder geht im höchsten Maße verantwortungsvoll mit dem auf ihn übertragenen Vermögen und allen Informationen sowie Daten der Stiftung um. Alle erlaubnispflichtigen und berufsständigen Tätigkeiten, wie die eines Steuerberaters und Rechtsanwalts, werden auch nur durch solche ausgeübt. Gesetzliche Bestimmungen jedweder Art werden vom Treuhänder genaustens eingehalten.

4. Integrität des Treuhänders

Einem Treuhänder sollte stets seine Rolle und die damit einhergehende Verantwortung für sein Handeln bewusst sein, insbesondere wenn er die Verwaltung einer Treuhandstiftung übernimmt. Dabei sind seine Handlungen, die zur Verwirklichung des Stiftungsziels beitragen, stets von höchsten ethischen Standards geprägt. Konkret sind damit insbesondere die, in den vorangegangenen Punkten, aufgeführten Werte der Ehrlichkeit, Transparenz, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein gemeint, welche unseren Umgang mit Stiftern, Treugebern, aber auch Mitarbeitern und Geschäftspartner bestimmen. Der Treuhänder achtet außerdem auf die Eigenständigkeit der Stiftung und sorgt dafür, dass seine eigenen Ziele nicht mit denen der Stiftung verbunden werden.

In seiner Arbeit respektiert der Treuhänder stets die Beschlüsse der Treuhandstiftungsorgane, sofern diese nicht mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen, den vertraglichen sowie satzungsgemäßen Vorgaben kollidieren. Er achtet darauf, dass sein Handeln stets im Einklang mit den bestehenden Vorgaben steht. Die Verpflichtung zur Integrität ist aus unserer Sicht essenziell wichtig für die Rolle des Treuhänders und entscheidend für das Vertrauen, das die Stifter in die Stiftungsverwaltung setzen.

5. Ganzheitliche Risikoanalyse und -bewertung

Die Fähigkeit, potenzielle Risiken aus der rechtlichen, steuerlichen, wirtschaftlichen und sonstigen Sphäre für die Stiftung, aber auch für den Treuhänder zu erkennen, einzuschätzen sowie angemessen zu handhaben, ist von zentraler Bedeutung für die Rolle des Treuhänders und das Fortbestehen der Stiftung. Der Treuhänder verfügt über geeignete Handlungsmöglichkeiten, auftretende Risiken zu minimieren.

Auf Stiftungsebene erfordert dies eine sorgfältige sowie kontinuierliche Überwachung der verschiedenen Aspekte der Stiftungstätigkeiten. Auftretende Risiken werden mit den Stiftungsorganen besprochen, Lösungsvorschläge aufgezeigt und anschließend umgesetzt. Dies könnte beispielsweise neue gesetzliche Anforderungen an Stiftungen betreffen, welche eruiert und anschließend bestmöglich integriert werden.

Auf Treuhänderebene werden ebenfalls alle Prozesse und Abläufe auf Risiken überprüft und Handlungsmöglichkeiten geschaffen, falls Risiken eintreten, so dass zu jeder Zeit eine starke und zuverlässige Treuhandverwaltung gewährleistet werden kann. Die Mitarbeiter, Partner und Dienstleister des Treuhänders werden sorgfältig ausgewählt. Arbeitsprozesse und die Verwaltungsinfrastruktur werden so aufgesetzt, dass die Funktionsfähigkeit bei personellen und technischen Ausfällen jederzeit sichergestellt werden kann.

6. Vermeidung von Interessenkonflikten

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Grundsätze ist die Offenlegung möglicher Interessenkonflikte. Jeder potenzielle Interessenskonflikt sollte transparent gemacht werden, um das Vertrauen in die Verwaltung der Stiftung zu erhalten und zu stärken.

Darüber hinaus sind eigennützige Interessen des Treuhänders und seinen Mitarbeitern unbedingt zurückzustellen. Die Ziele der Stiftung stehen stets an erster Stelle. Alle Mitwirkenden der Treuhandverwaltung richten ihre Entscheidungen und Handlungen immer im besten Interesse der Stiftung und ihrer Zwecke aus.Besonders hervorzuheben ist dabei, dass der Verzicht auf die Teilnahme am Entscheidungsprozess zwingend ist, wenn dieser einen individuellen Vorteil oder den Vorteil einer nahestehenden Person mit sich bringen könnte.

Zusammenfassung

Für uns als Treuhänder und alle zugehörigen Mitarbeiter gelten stets diese Grundsätze einer guten Treuhandverwaltung. Diese Prinzipien bilden das Rückgrat einer verantwortungsvollen und effektiven Stiftungsverwaltung. Trotz vertraglicher Regelungen zwischen Treuhänder und Treugeber ist es ein Akt des Vertrauens, wenn der Stifter sein Vermögen dem Treuhänder überlässt, damit dieser es im Sinne des Stiftungszwecks verwaltet.

Durch eine kontinuierliche und ehrliche Kommunikation zwischen Stifter und Treuhänder wird die Vertrauensbasis ausgebaut und bestärkt. Der Treuhänder arbeitet mit fundiertem Fachwissen und ganzheitlichen Risikobewusstsein im Interesse der Stiftung und trägt dafür Sorge, dass sich das Stiftungsvorhaben wunschgemäß entwickelt und der Stifterwille langfristig gewahrt wird.